¿Se puede enviar una carta de presentación de nuestra empresa por e-mail?
La protección de datos en una Web
Estamos creando una Web para la realización de actividades de intermediación de servicios turísticos (alojamiento y transporte básicamente), donde los usuarios seleccionarán un hotel o transporte y rellenarán un formulario donde se recogerán los datos necesarios para la realización de la reserva. ¿Qué tendríamos que tener en cuenta para cumplir con la LOPD?¿Tenemos que inscribir los ficheros?¿Cuánto tiempo pueden permanecer en nuestra base de datos las reservas realizadas y los datos del huésped? Por otra parte, estamos pensando en realizar un acción de marketing para captar nuevos hoteles para nuestra Web, ¿qué pasos me recomienda seguir para hacerlo correctamente? ¿Se puede enviar una carta de presentación de nuestra empresa a estos hoteles por email?
Lea otras preguntas frecuentes
1.- Para cumplir con la LOPD en relación con los datos que van a ser recabados desde su página web, deberá llevar a cabo las siguientes acciones:
a) Inscripción del fichero/bb.dd en la Agencia Española de Protección de Datos.
b) Elaboración del Documento de Seguridad exigido por la LOPD y el RD 994/1999.
c) Redacción e implantación de los avisos y políticas de privacidad para la obtención de los datos.
d) Implantación de las medidas de seguridad técnicas y organizativas exigidas por el Rd. 994/1999 de acuerdo con el nivel de los ficheros, (el fichero que comenta, teniendo en cuenta los datos que me indica, sería considerado de nivel básico, por lo que tendrían que implantarse las medidas de este nivel).
2.- Efectivamente, y tal y como comenta, el fichero o base de datos que sea generado como consecuencia de las reservas que realicen los usuarios a través de su página web, deberá ser inscrito en la Agencia Española de Protección de Datos.
3.- Si los datos se encuentran legalizados, es decir, inscritos ante la AGPD y cuentan con el consentimiento de los usuarios (a través de los avisos de privacidad que deberán ser incorporados a su página web) los datos podrán ser almacenados en sus sistemas sin límite temporal. Igualmente, y si así lo indica en los avisos de privacidad, puede utilizar estos datos para enviar a sus usuarios avisos sobre ofertas, promociones, etc. que hayan sido publicadas en su página web.
4.- Para realizar una campaña de Marketing cuyo fin es captar hoteles para que formen parte de su oferta de productos a los usuarios, puede realizar un mailing dirigido a los responsables del área que se encarguen de la contratación de los servicios que ustedes prestan. Para ello, por supuesto que puede enviar un mail con la presentación de la compañía, ya que no habría problema en lo que a Protección de Datos se refiere, ya que los hoteles como tales, son personas jurídicas y no físicas.
En el caso de contar directamente con el nombre, apellidos y correo electrónico, por ejemplo, de los responsables a los que quiere dirigir el mailing, deberá incluir al pie del mismo una nota en la que se informe de dónde han sido obtenidos esos datos, las finalidades para las que se van a usar, la identificación del titular del fichero y la posibilidad de ejercer sus derechos.
Pueden también consultar el artículo “Régimen Legal de las Comunicaciones Comerciales por Correo Electrónico”, así como la Guía Práctica de Adaptación a la LOPD.
Autor: María González Moreno. Socia Consultora. www.manacaconsulting.net
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